Jak na správu skladů v e-shopu: přehled, automatizace a napojení v Upgates

Agáta Mužíková

Správa skladu je srdcem každého e-shopu. Můžete mít krásný design, perfektní marketing a přehledné kategorie, ale pokud nemáte pod kontrolou zásoby, riskujete zklamané zákazníky, ztracené objednávky a zbytečné ztráty.

Dobrá zpráva je, že se sklad dá mít pod kontrolou. Stačí ho propojit s e-shopem tak, aby všechno běželo automaticky – od příjmu zboží až po odeslání objednávky.

A právě Upgates v tomhle směru nabízí jedno z nejpropracovanějších řešení na trhu.

Proč je správná správa skladu tak důležitá

Když zákazník vidí produkt skladem, očekává, že ho obratem dostane.

Pokud se ale stav skladu neaktualizuje v reálném čase, snadno nastane situace, kdy produkt mezitím někdo jiný koupí nebo už není dostupný.

To pak znamená zbytečné telefonáty, rušení objednávek, vracení plateb a hlavně – ztrátu důvěry.

Naopak dobře nastavený sklad pomáhá:

  • zefektivnit proces objednávek,

  • předcházet přetížení při sezónních špičkách,

  • automaticky doplňovat zásoby,

  • a především mít přehled o tom, co se skutečně prodává.

Jak funguje sklad v Upgates

Upgates nabízí plně integrovaný skladový systém, který umožňuje přehlednou práci se zásobami na jednom místě.

Každý produkt má svou vlastní skladovou kartu, kde lze evidovat nejen počet kusů, ale i jejich historii, rezervace, přijaté objednávky či vratky.

Základní přehled:

  • Automatické odečítání položek po nákupu,

  • Rezervace zboží v průběhu objednávky,

  • Nastavení minimálních zásob – upozornění, kdy je potřeba produkt doplnit,

  • Možnost více skladů – pokud máte více poboček nebo logistických center.

Díky těmto funkcím se nestane, že byste „prodali něco, co už není“.

Napojení na ERP systémy

Mnoho e-shopů používá vedle Upgates i ERP systémy (např. Pohoda, Money S3, Helios, ABRA), které řeší účetnictví, fakturaci i příjemky.

Klíčové je, aby oba systémy komunikovaly.

Propojení funguje obousměrně:

  • ERP posílá do Upgates data o skladových zásobách,

  • Upgates vrací informace o objednávkách, platbách a pohybu zboží.

Tím se zajistí, že všechna data zůstávají aktuální – a to i při vyšším objemu objednávek nebo prodeji na více místech.

Upgates umožňuje tato napojení buď přes oficiální moduly, nebo pomocí API pro pokročilejší propojení.

Výhoda:

Jakmile někdo nakoupí v e-shopu, stav skladu v ERP se automaticky sníží. A když dojde nové zboží, systém sám aktualizuje dostupnost v e-shopu.

Více skladů = větší flexibilita

Pro e-shopy, které mají více provozoven, poboček nebo skladů, nabízí Upgates možnost spravovat je odděleně.

Každý sklad může mít vlastní množství zboží, jiné dodací časy nebo prioritu při expedici.

Například:

  • centrální sklad pro online objednávky,

  • menší regionální sklady pro osobní odběr,

  • nebo sklad pro velkoobchodní zákazníky (B2B).

V administraci lze snadno určit, ze kterého skladu se má objednávka vyřizovat jako první.

To přináší větší kontrolu nad logistikou a zkracuje dodací dobu.

Automatizace skladových procesů

Jednou z nejsilnějších stránek Upgates je, že velkou část skladové agendy zvládne automaticky.

Například:

  • Po přijetí objednávky se položky ihned rezervují.

  • Po zaplacení se sklad aktualizuje a vystaví doklady.

  • Při odeslání zásilky se změní stav na „doručeno“.

To všechno můžete propojit s externími nástroji (např. BaseLinker, iDoklad, Pohoda) a vytvořit tak téměř plně automatizovaný proces od objednávky až po fakturaci.

Praktický tip:

Pomocí automatických exportů můžete systém nastavit tak, aby vás upozornil, když stav zásob klesne pod určitou úroveň. Tím předejdete výpadkům u nejprodávanějších produktů.

Skladová analytika a přehledy

Dobré skladové řízení není jen o počtu kusů. Je to i o datech.

V Upgates můžete sledovat, které produkty se prodávají nejvíc, které se hýbou pomalu a jak dlouho trvá jejich doplnění.

Tato data pomáhají dělat lepší rozhodnutí – například které produkty objednávat ve větším množství nebo kdy je čas udělat výprodej.

Díky přehledům v administraci si můžete vyfiltrovat produkty podle dostupnosti, obrátkovosti nebo dodavatelů.

To všechno na jednom místě, bez nutnosti externího reportingu.

Napojení na dopravce a expedici

Další velkou výhodou Upgates je možnost propojit sklad přímo s dopravními službami – např. Zásilkovna, PPL, Balíkovna, DHL a další.

Díky tomu se objednávky automaticky párují, tisknou štítky a generují sledovací čísla.

To znamená:

  • žádné ruční přepisování adres,

  • méně chyb,

  • rychlejší expedice.

Shrnutí

Správa skladu je jeden z těch nenápadných, ale naprosto klíčových procesů v každém e-shopu.

Ať už prodáváte desítky nebo tisíce položek, potřebujete systém, který udrží pořádek, eliminuje chyby a šetří čas.

Upgates nabízí řešení, které roste s vaším podnikáním – od základního přehledu až po propojení s ERP a automatizované procesy.

Díky přehledné administraci, možnosti více skladů a automatickým napojením můžete mít jistotu, že všechno běží hladce – a zákazníci vždy dostanou přesně to, co si objednali.

Závěrečný tip:

Pokud svůj sklad spravujete ručně nebo pomocí tabulek, možná právě teď přicházíte o čas i peníze.

Zkuste si alespoň část procesu zautomatizovat – třeba jen přenos dostupnosti nebo upozornění na doplnění zboží.

Uvidíte, že i malá změna dokáže udělat obrovský rozdíl.